L’organizzazione di un convegno online richiede una pianificazione impeccabile e un’attenzione particolare ad alcuni aspetti. In questo articolo vedremo come organizzare un convegno virtuale evitando gli errori più comuni e sfruttando appieno le potenzialità del digitale.
A seconda dell’esperienza dei relatori nel parlare di fronte a una telecamera, puoi chiedere di pre-registrare il loro discorso oppure di intervenire in diretta streaming. Nel primo caso potrai avere un maggiore controllo sulla qualità della presentazione, ma se possibile è sempre preferibile ospitare degli interventi live, per mantenere alto il livello di coinvolgimento dei partecipanti. Ti consigliamo comunque di fornire a tutti gli speaker delle istruzioni tecniche dettagliate su come tenere la presentazione (live o registrata). Verifica inoltre che tutti possiedano l’attrezzatura richiesta: in genere bastano videocamera, un microfono e una buona sorgente di luce. In caso negativo, dovrai spedire la strumentazione con un certo anticipo, affinché possano testarla e imparare a usarla. Infine, organizza una prova generale con i relatori e i moderatori il giorno prima dell’evento: in questo modo ti assicurerai che tutti abbiano ben chiaro come utilizzare le attrezzature e riuscirai a prevenire molti inconvenienti tecnici.
Scegli una piattaforma digitale che permetta a relatori e pubblico di interagire tramite chat e connessione audio-video. Seleziona una linea Internet stabile e sicura, in grado di supportare la diretta streaming. Predisponi anche la registrazione degli interventi live e la raccolta di tutto il materiale della conferenza, per renderlo disponibile ai partecipanti al termine dell’incontro. Infine, affida a un team tecnico il compito di testare in anticipo tutte gli strumenti e di verificare che tutto fili liscio il giorno dell’evento.
Sessioni plenarie, seminari, tavole rotonde…a seconda del tema del convegno, struttura l’agenda degli interventi intorno a un unico macro-tema. Potrai poi decidere di suddividere il programma in più blocchi, in base ai sotto-argomenti che verranno affrontati. Poiché durante un congresso da remoto il livello di attenzione tende a essere più basso rispetto a un evento in presenza, ti consigliamo di organizzare delle sessioni brevi e intervallate da pause e spazi per il gioco, l’intrattenimento o l’interazione con gli altri utenti (vedi il prossimo punto).
Soprattutto se il convegno dura diverse ore, dovrai prevedere dei momenti in cui i partecipanti sono chiamati a interagire direttamente. Sessioni Q&A, quiz, sondaggi o piccoli “compiti” da svolgere a casa sono ottimi strumenti per coinvolgere il pubblico e alzare la sua soglia di attenzione. Puoi sfruttare i social media per incoraggiare la condivisione di riflessioni, domande e contenuti riguardanti la conferenza attraverso un hashtag dedicato. In questo modo aumenterai anche la visibilità dell’evento, senza spendere un euro.
Nell’organizzare un convegno virtuale dovrai prevedere dei momenti specificamente dedicati al networking tra i partecipanti. Eviterai così che le conversazioni private li distraggano durante gli interventi dei relatori, e potrai dedicare dello spazio alla presentazione dei vari sponsor.
Gli stand digitali permettono di dare piena visibilità agli sponsor, che potranno pubblicare contenuti multimediali scaricabili direttamente dalla piattaforma. Inoltre, è possibile personalizzare il layout delle presentazioni inserendo loghi, grafiche e banner pubblicitari anche durante la diretta streaming. I nostri consigli su come organizzare un convegno online efficace e coinvolgente terminano qui. Se hai bisogno di supporto tecnico per l’organizzazione del tuo evento virtuale, non esitare a contattarci!
