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Come fare per realizzare un ottimo congresso virtuale on-line

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PUNTI DI FORZA DI UN EVENTO IN STREAMING

I NOSTRI CONSIGLI PER RENDERLO EFFICACE

L’organizzazione di un evento è una scienza esatta, richiede attenzione, capacità di previsione ed un’ottima attitudine al problem solving. Bisogna saper pianificare ogni fase dell’evento, consultandosi con professionisti del settore ed essere proattivi per poter fronteggiare e risolvere ogni possibile imprevisto. Un congresso virtuale richiede la stessa capacità di organizzazione di un evento in presenza, ma con una particolare attenzione alle specificità di questa tipologia di evento.

COME ORGANIZZARE UN EVENTO IN STREAMING?

In questo particolare momento, l’opzione di avvalersi delle tecnologie streaming per realizzare un congresso online è una necessità, ma non è escluso che anche in futuro questa tipologia di congresso possa sopravvivere e diventare di tentenza.

Un evento online è più economico di un congresso tradizionale, permette un notevole risparmio per quanto riguarda i costi diretti di organizzazione, ma anche per tutte le spese accessorie (costi di trasferta di relatori, accomonation, etc …).
Inoltre garantisce una maggiore flessibilità, sia per i relatori che per tutti i partecipanti: permettendo di connettersi direttamente dalle proprie sedi, si potrà contare su una maggiore disponibilità e partecipazione di speakers ed ospiti.

Possiamo quindi realizzare un vero e proprio evento in streaming utilizzando gli stessi asset degli eventi dal vivo?
Ma soprattutto, è vero che per realizzare un congresso in streaming sia necessario nient’altro che una buona connessione ad Internet ed una piattaforma di conference?

Un congresso online non può essere concepito semplicemente come una riproduzione fedele della versione tradizionale in presenza fisica.
Molto spesso, infatti, le principali piattaforme di conference sono pensate esclusivamente per mettere in comunicazione piccoli gruppi di lavoro virtualmente collegati tra di loro. Non permettono quindi di creare un vero e proprio congresso e di garantire una pari interazione tra pubblico e relatori.
L’impossibilità di partecipare attivamente potrebbe rendere le sessioni noiose per gli ospiti, mentre lo scopo principale dell’evento dovrebbe essere quello di intrattenere, fornendo un’esperienza coinvolgente a tutti i partecipanti.

ECCO ALCUNI SPUNTI PER PIANIFICARE  

AL MEGLIO UN EVENTO COINVOLGENTE ED EFFICACE

SCELTA TRA CONGRESSO REALE O VIRTUALE

La prima scelta sarà quella relativa alla pianificazione vera e propria dell’evento.
Le opzioni possono essere due: nel primo caso, i relatori saranno connessi dalle proprie sedi e interverranno in tempo reale da qualsiasi parte del mondo.
In alternativa si può pensare ad una soluzione ibrida, in cui moderatori e relatori sono riuniti in una sede in cui è stato allestito un set-up audio video luci e dove l’evento sia ripreso. Una regia tecnica che si occuperà della messa in onda e del live broadcast.

ISCRIZIONE E ACCESSO DEI PARTECIPANTI

In un congresso tradizionale ogni ospite, prima delle sessioni si registra fisicamente al desk della segreteria organizzativa.
Questa funzione è prerogativa solo di specifiche piattaforme dedicate, che inseriscono una registrazione ed autenticazione di tutti gli ospiti tramite pagine di log-in dedicate.

GESTIONE DEI RELATORI E SESSIONI PARALLELE

Le piattaforme dedicate agli eventi in streaming permettono di mettere in connessione un relatore con una platea, ma possono far interagire anche diversi relatori con moderatori.
Anche in questo caso è possibile realizzare sessioni parallele e tavole rotonde, per differenziare l’offerta e fornire un’esperienza più personalizzata possibile.

Q&A

A termine delle sessioni, i relatori lasciano spazio a domande di approfondimento. Senza dover ricorrere a chat e messaggi, le piattaforme professionali permettono di mettere in comunicazione la platea e lo speaker. L’utente può porre la domanda ed essere visibile ed udibile da tutti gli ospiti presenti.
E’ comunque possibile inserire chat personalizzate in cui includere anche i relatori, per alcuni dubbi o questioni minori.

ACCESSO A MATERIALI DI APPROFONDIMENTO

Per garantire la massima comprensione di tutti gli argomenti trattati durante le sessioni, è possibile inserire delle landing-page personalizzate, per integrare l’esperienza con materiali di approfondimento e spazi poster virtuali.

SPONSOR DIGITALI

Prestare attenzione agli sponsor degli eventi e dagli la giusta rilevanza è sicuramente fondamentale per il successo di un congresso virtuale.
Anche gli sponsor sono parte integrante degli eventi in streaming. Avvalendosi di piattaforme professionali è possibile inserire loghi e banner all’interno del layout delle sessioni video.
Inoltre è possibile creare dei veri e propri spazi espositivi virtuali, in cui gli utenti possano approfondire la conoscenza dello sponsor, scaricare contenuti ed accedere ad ulteriori informazioni.

I NOSTRI CONSIGLI PER UN EVENTO IN STREAMING

VIRTUALE INTERATTIVO DI SUCCESSO

RIPENSRE AL NOVO CONCETTO DI EVENTO IN STREAMING

Ti consigliamo di informarti e valutare tutti gli strumenti a disposizione così da ricreare un evento completo ma non dispersivo.
Valutare l’evento con un occhio alla user-experience ti aiuterà ad individuare lacune o al contrario, sezioni poco accattivanti.

AFFIDARSI AI PROFESSIONISTI

Se è vero che con Internet siamo tutti in grado di partecipare ad una conference video-call, non è altrettanto vero che il risultato finale sarà professionale e all’altezza del nostro pubblico. Poter contare su un team tecnico d’eccellenza è la chiave per un evento di successo.

Noi di Ravaservice tramite la nostra piattaforma Virtual Interactive Congress progettiamo insieme a te ogni aspetto dell’evento, curando ogni dettaglio e personalizzandolo alle tue richieste. Durante le prove e in fase di svolgimento forniamo un supporto tecnico completo, una regia da remoto con cui pianificare l’evento e su cui contare per una riuscita semplicemente impeccabile!

Se con questo post abbiamo incuriosito la tua voglia di metterti in gioco con un evento in streaming, non ti resta che contattarci. Progetteremo insieme il tuo prossimo evento con Virtual Interactive Congress

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Luci per il matrimonio: i nostri consigli per un’atmosfera magica e romantica

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Ogni matrimonio è personale, intimo e molto emozionante. La luce ha un ruolo fondamentale: grazie al giusto gioco di luci possiamo creare un’atmosfera unica ed indimenticabile, in armonia con lo stile della location e lo stile del matrimonio.

La luce permette di creare la perfetta scenografia per il vostro matrimonio, valorizzando la bellezza della location e scandendo tutti i momenti più significativi.

Se state pianificando un matrimonio all’aperto, la luce è un aspetto che non potete assolutamente sottovalutare. Giochi di luce studiati ricreeranno un’atmosfera accogliente ed indimenticabile che faranno innamorare voi e i vostri invitati.

Vi proponiamo quindi TRE consigli per illuminare il vostro ricevimento di matrimonio all’aperto.

1 – Valorizzare le facciate esterne della location con le illuminazioni architetturali

Innanzitutto per creare un evento da sogno è necessaria una scenografia unica, così da accogliere gli invitati già dal loro arrivo. Perciò vi consigliamo di realizzare con le illuminazioni architetturali un gioco di luci per valorizzare ed illuminare ogni elemento architettonico della vostra location.

Infatti la giusta illuminazione, oltre ad essere un elemento decorativo, vi permetterà anche di godere della luce riflessa per vivere a pieno gli ambienti esterni.

2 – Le fairy light per un’atmosfera romantica ed accogliente.

Le fairy light sono le lucine led decorative tipiche del Natale, ma non solo ! Possono essere usate anche come decorazione per il matrimonio, anzi sono di forte tendenza. Immaginatevele posizionate su alberi e terrazze: andranno ad illuminare in maniera delicata il vostro ricevimento, creando un avvolgente gioco di luci.

Infine se volete sbalordire i vostri ospiti, una soluzione perfetta è il canopy of stars, una struttura autoporante ed estremamente decorativa ricreeà una “pioggia di stelle” dal fascino unico e molto romantico.

 

3 – Un taglio della torta scintillante.

Infine il taglio della torta: è un momento fondamentale di ogni un matrimonio, un istante che deve essere vissuto, ma anche immortalato. Se volete rendere questo momento davvero indimenticabile vi suggeriamo di inserire un effetto sorpresa, che lasci a bocca aperta tutti i presenti.

Un’ idea sono le Sparkular Lights per ricreare l’effetto di una classica fontana pirotecnica illuminando con una scia di luci sfavillanti. Un gioco di luci inaspettato e sorprendente che stupirà i vostri ospiti, rendendo indimenticabile il momento del taglio della torta.

Ravaservice è in grado di offrirvi queste e molte altre soluzioni per creare la scenografia perfetta per il vostro matrimonio. Le nostre attrezzature all’avanguardia ed il nostro team giovane e competente vi permetteranno di creare l’illuminazione perfetta per illuminare il vostro matrimonio e renderlo unico ed indimenticabile. Contattaci !

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